משאבי אנוש במיקור חוץ · ניהול משאבי אנוש חיצוני · HR as a Service
מנהל.ת משאבי אנוש חיצוני.ת שמחזיק.ה את התחום בשבילכם, בהיקף שמתאים לכם: בימים קבועים בשבוע, במשרה מלאה, כמחליפה לתקופה או לפרויקט אחד. כל העבודה נעשית ומתועדת במערכת HR אחת, והיא כלולה בשירות. לכל ארגון, בכל גודל ובכל ענף, מהעובד.ת הראשון.ה ועד מאות עובדים.
השירות ניתן על ידי צוות ה-HRBP של Merav HR בהובלת מירב סלע, לשעבר סמנכ״לית משאבי אנוש בארגונים של אלפי עובדים · עודכן
הגדרה
משאבי אנוש במיקור חוץ הוא שירות שבו איש או אשת משאבי אנוש חיצוניים מנהלים את תפקוד ה-HR של הארגון: גיוס, קליטה, נוכחות, חופשות, יחסי עבודה ופיתוח מנהלים. ההיקף קבוע, במשרה חלקית או מלאה, או זמני, כמחליפה לחופשת לידה או לפער בין גיוסים.
נקרא גם: ניהול משאבי אנוש במיקור חוץ, אאוטסורסינג משאבי אנוש, HRBP חיצוני.ת, מנהל.ת HR במשרה חלקית, HR as a Service.
ההבדל בין השירות הזה לבין יועצ.ת שמגיע.ה פעם בחודש הוא האחריות השוטפת: מישהו מחזיק את התהליכים כל שבוע, ולא רק עונה על שאלות. וההבדל בין השירות שלנו לבין רוב השוק הוא המערכת: הצוות עובד בתוך מערכת HR אחת, ולכן כל גיוס, חתימה, אישור ומשימה נשארים אצלכם ומוצגים להנהלה, גם אחרי שהשירות מסתיים.
| HR במיקור חוץ | חברת השמה | לשכת שכר | מנהל.ת HR פנימי.ת | |
|---|---|---|---|---|
| מה מקבלים | ניהול שוטף של כל תפקוד ה-HR | מועמד.ת למשרה אחת | חישוב שכר ותלושים | ניהול שוטף, בעלות מלאה |
| תמחור | ריטיינר, תקופה או פרויקט | דמי השמה למשרה | לפי תלוש | שכר ועלות מעסיק |
| זמינות בחופשה ובמחלה | גב של צוות | לא רלוונטי | לא רלוונטי | תלויה באדם אחד |
| מתאים כשהחברה | גדלה בלי מחלקת HR, או בתקופת מעבר | מגייסת משרה ספציפית | בכל גודל, לצד HR | מחזיקה תפקיד HR מלא |
| מערכת HR | כלולה בשירות | — | מערכת שכר בלבד | נרכשת בנפרד |
המסלולים
המסלול נקבע לפי השאלה מה חסר לכם: אדם קבוע שמחזיק את התחום, מישהי שתחליף את מי שמחזיקה אותו היום, או פרויקט אחד שצריך לסגור. אפשר לעבור בין המסלולים כשהחברה משתנה.
מנהל.ת משאבי אנוש שלכם בימים קבועים בשבוע, ובין הימים בטלפון ובמערכת. ההיקף נקבע לפי גודל החברה והצורך.
ממלא.ת מקום למנהלת ה-HR לתקופה מוגדרת, עם חפיפה לפני היציאה ומסירה מסודרת בחזרה.
HRBP שיושב.ת אצלכם בקביעות, עם גב של צוות מקצועי ושל מערכת אחת.
משימה אחת עם התחלה וסוף: הקמת מחלקת HR, גיוס בהיקף, שימוע, מדיניות או מעבר מערכת.
כמה זה עולה
המחיר של משאבי אנוש במיקור חוץ נקבע לפי המסלול: ריטיינר חודשי לפי מספר ימי העבודה בשבוע, תקופה קצובה למחליפה, או מחיר סגור לפרויקט. משלמים על ההיקף שנדרש בפועל, לא על משרה מלאה, ומערכת ה-HR כלולה. הצעה בכתב ניתנת אחרי שיחת אבחון קצרה.
מספר העובדים, מספר האתרים והסניפים, קצב הגיוס, ומשמרות או עבודת שטח שדורשות מעקב צמוד.
תהליכים שכבר כתובים, מנהלים שמנהלים בעצמם, ומערכת שבה העובדים מדווחים וחותמים לבד, כך שהצוות מטפל בחריגים ולא בטפסים.
המערכת, תיק דיגיטלי לכל עובד.ת, תמונת מצב חודשית להנהלה, וגב של צוות מקצועי כשאיש הקשר שלכם בחופשה או במחלה.
ההשוואה הנכונה אינה מול התעריף השעתי של יועץ.ת, אלא מול עלות המעסיק של משרת HR מלאה, ועוד מערכת שנרכשת בנפרד, ועוד הזמן שהמנכ״ל.ית והכספים מקדישים היום לניהול האנשים לצד התפקיד שלהם.
מה כולל השירות
בכל תחום יש שני חלקים: מה שהצוות עושה, ומה שנשאר במערכת אחרי שזה נעשה. החלק השני הוא שמבדיל בין שירות שאפשר לבדוק לבין שירות שצריך לסמוך עליו.
במערכת: עמוד דרושים ממותג, מייל לכל משרה וניקוד קורות חיים · לראות איך
במערכת: קליטה עם אימות זהות וחתימה דיגיטלית · לראות איך
במערכת: החתמה בפורטל, בנייד, בווטסאפ או במסוף, אישור גורם שני לרישום ידני · לראות איך
במערכת: קובץ בפורמט שלשכת השכר שלכם קולטת · לראות איך
במערכת: תהליך שימוע מובנה וחיסיון לפי משתתפים · לראות איך
במערכת: הערכות במחזורים ויעדים מדידים · לראות איך
במערכת: תקציב לפי קטגוריה: מחויב מול שולם · לראות איך
במערכת: תיק דיגיטלי, תוקף רישיונות ויומן ביקורת · לראות איך
במערכת: רשימת ציוד להחזרה, פריט אחר פריט, ותיעוד מלא · לראות איך
במערכת: לוח הנהלה אחד שמתעדכן לבד · לראות איך
מחליפה לחופשת לידה
כשמנהלת משאבי האנוש יוצאת לחופשת לידה, החברה נשארת לרוב עם שתי אפשרויות גרועות: לגייס מחליפה לחצי שנה, תהליך שלוקח חודשים בעצמו, או לפזר את התחום בין המנכ״ל, הכספים והמנהלים. המסלול הזה הוא אפשרות שלישית: ממלאת מקום מקצועית שמתחילה בחפיפה, מנהלת את התחום בתקופה כולה, ומחזירה אותו מסודר.
פגישות עם המנהלים, מיפוי תהליכים פתוחים ורשימת אנשי קשר.
מה פתוח, אצל מי ועד מתי. הנוהל עובר למערכת ולא למחברת.
גיוסים, קליטות, נוכחות ושכר. כל פעולה נרשמת בתיק ובמשימות.
מה השתנה, אילו החלטות התקבלו, ומה ממתין לה.
מספר ימים יחד, ואז שחרור. ההמשכיות נשמרת במערכת.
אורך חופשת הלידה לעובדת שעבדה 12 חודשים לפחות אצל אותו מעסיק. אחרת: 15 שבועות.
דמי לידה משולמים מהביטוח הלאומי ולא מהמעסיק, לפי תקופת הביטוח של העובדת. יתר השבועות הם חופשה ללא תשלום.
בחופשת הלידה אסור לפטר. ב-60 הימים שאחריה נדרש היתר של הממונה על עבודת נשים במשרד העבודה, והוא ניתן במקרים מצומצמים, למשל כשהעסק חדל לפעול.
מקורות: ביטוח לאומי, זכאות לחופשת לידה · ביטוח לאומי, תנאי הזכאות לדמי לידה · משרד העבודה, היתר פיטורים לפי חוק עבודת נשים. מידע כללי, ואינו ייעוץ משפטי.
אותו מסלול מתאים גם להיעדרות ממושכת אחרת: מחלה, שירות מילואים ארוך, או פער של כמה חודשים בין מנהלת HR שעזבה לבין זו שתגיע.
לכל ענף
השירות אינו בנוי לענף מסוים. מה שמשתנה בין ענפים הוא הדגש: איפה הגיוס קשה, איפה החוק מחמיר, ואיפה המנהלים צריכים כלים. כמה דוגמאות:
גיוס מפתחים בתחרות, אופציות והסכמי סודיות, עבודה היברידית, וקליטה מרחוק בחתימה דיגיטלית. ובשלבי צמיחה: בניית מבנה, דרגים ותהליכי הערכה.
משמרות בעשרות סניפים, תחלופה גבוהה, קליטה מהירה של עובדים חדשים, עבודת נוער, שעות נוספות ושבת לפי חוק, ומנהלי סניפים שצריכים כלים ולא עוד טפסים.
משמרות לילה, תוקף רישיונות והסמכות, ציוד ובטיחות, ונוכחות שנרשמת במסוף או בטלפון.
משרדי עורכי דין, רואי חשבון, אדריכלים וסוכנויות: צוותים קטנים עם שכר ותנאים אישיים, הסכמי סודיות, והערכות שצריכות להיות הוגנות ומתועדות.
הסמכות ורישיונות בתוקף, משמרות ומשרות חלקיות, תחלופה, וקליטה של עובדים שחלקם אינם דוברי עברית כשפת אם.
תקציבים לפי פרויקט, מתנדבים לצד שכירים, דיווח לגורמים מממנים, ונהלים שחייבים להיות כתובים כשהצוות משתנה.
מעבר מניהול לפי היכרות אישית לנהלים כתובים, בלי לאבד את האופי, ותהליכים רגישים שמתנהלים בדיסקרטיות.
החברה עברה 25 עובדים, המנכ״ל עדיין מנהל את האנשים, והגיע הזמן שמישהו יחזיק את התחום לפני שהוא מחזיק אתכם.
גם כשיש מנהל.ת HR: מחליפה לתקופה, יד נוספת בגל גיוסים, או פרויקט שאין לו מקום בשבוע העבודה הרגיל, כמו כתיבת מדיניות או מעבר למערכת חדשה.
איך מתחילים
שיחה קצרה עם ההנהלה: כמה עובדים, מה כואב, מה דחוף, ומה כבר קיים.
סקירה של החוזים, הנוכחות, הנהלים והחובות לפי גודל החברה. בסופה רשימה כתובה של פערים לפי דחיפות.
מסלול, היקף ומחיר בכתב. ההסכם מגדיר מה השירות כולל, מי מאשר מה, ומה קורה בסיום.
העובדים נטענים מקובץ, ערכת המסמכים נוצרת, ומודולים מופעלים לפי הצורך. יום עבודה, לא פרויקט.
ימים קבועים, זמינות בין הימים, ותמונת מצב חודשית להנהלה: גיוסים, קליטות, היעדרות, תחלופה ומה ממתין להחלטה.
המערכת שבשירות
שירות HR חיצוני נבחן בדרך כלל לפי תחושה. כאן הוא נבחן לפי מה שרשום: כל משימה שנפתחה ונסגרה, כל מסמך שנשלח ונחתם, וכל אישור שניתן, עם זהות ושעה. אתם נכנסים בבוקר ורואים את אותו לוח שהצוות עובד מולו.
מי בעבודה היום, מה תקוע, מה ממתין לחתימה שלכם ומה מסתמן לשבוע הבא.
לעמוד המלא ←עמוד דרושים ממותג, מייל לכל משרה וניקוד קורות חיים. ההחלטה נשארת אצל אדם.
לעמוד המלא ←ערכת מסמכים עם אימות זהות ותיעוד מלא של כל חתימה. טופס 101 ממולא ומוצהר בפורטל.
לעמוד המלא ←החתמה בפורטל, בנייד, בווטסאפ או במסוף, תיקון 24 ולוח משמרות לפי חוק שעות עבודה ומנוחה.
לעמוד המלא ←צבירה לפי ותק, קבלות בווטסאפ ודוח חודשי ללשכת השכר.
לעמוד המלא ←הערכות, שימוע כדין ואוכלוסיות מוגנות, כשלבים מובנים.
לעמוד המלא ←רוצים רק את המערכת, בלי השירות? חבילות ומודולים · איך הנתונים נשמרים ולמי הם שייכים: אבטחת מידע
לעסק קטן ולחברה בצמיחה
ברוב החברות הקטנות והבינוניות אין מחלקת משאבי אנוש, ומישהו אחר מחזיק את התחום בלי שבחר בזה. אלה הסימנים שהגיע הזמן למישהו שזה התפקיד שלו, גם אם לא במשרה מלאה:
מה החוק דורש
הרשימה היא תמצית ואינה ממצה. היא מידע כללי לפי אתרי הממשלה וספר החוקים, ואינה ייעוץ משפטי.
שאלות נפוצות
שירות שבו איש או אשת משאבי אנוש חיצוניים מנהלים את תפקוד ה-HR בארגון: גיוס, קליטה, נוכחות, חופשות, יחסי עבודה ופיתוח מנהלים. ההיקף קבוע, במשרה חלקית או מלאה, או זמני, למשל כמחליפה לחופשת לידה. ב-HRAI השירות כולל גם את מערכת ה-HR שבה העבודה מתבצעת ומתועדת.
חברת השמה ממלאת משרה אחת ומקבלת דמי השמה. HR במיקור חוץ מנהל את כל תפקוד משאבי האנוש באופן שוטף: מהגיוס ועד סיום ההעסקה, כולל נוכחות, מדיניות, ליווי מנהלים וממשק לשכר. גיוס הוא תחום אחד מתוך עשרה.
כל מחזור חיי העובד, בעשרה תחומים: גיוס והשמה פנימית, קליטה ותיק עובד, נוכחות, משמרות וחופשות, ממשק לשכר, יחסי עבודה ושימועים, פיתוח מנהלים והערכות, רווחה ותרבות, ציות ורגולציה, סיום העסקה, ונתונים להנהלה. בכל תחום יש מה שהצוות עושה ומה שנשאר מתועד במערכת, והמערכת עצמה כלולה בשירות.
המחיר נקבע לפי המסלול והיקף העבודה: ריטיינר חודשי לפי מספר ימי העבודה בשבוע, תקופה קצובה למחליפה, או מחיר סגור לפרויקט. מה שמשפיע על ההיקף: מספר העובדים, מספר האתרים, קצב הגיוס, ועד כמה התהליכים כבר כתובים. משלמים על ההיקף שנדרש בפועל ולא על משרה מלאה, ומערכת ה-HR כלולה. הצעה בכתב ניתנת אחרי שיחת אבחון קצרה.
ההיקף נקבע בשיחת האבחון לפי מספר העובדים, מספר האתרים וקצב הגיוס, ומתעדכן כשהחברה גדלה. בימים הקבועים הצוות אצלכם, ובין לבין הוא זמין בטלפון ובמערכת, כך שעובד.ת שצריך.ה חתימה או מנהל.ת שצריך.ה תשובה לא מחכים לשבוע הבא.
כשהעבודה עדיין לא מצדיקה משרה מלאה, מיקור חוץ נותן את אותו תפקיד במשרה חלקית, עם גב של צוות גם בחופשה ובמחלה, ועם המערכת כלולה. כשהחברה גדלה ומצדיקה משרה מלאה, אפשר לגייס מנהל.ת פנימי.ת ולהמשיך עם המערכת והתיעוד שכבר קיימים, או לעבור למסלול HR מוטמע במשרה מלאה. ההחלטה נבחנת מחדש בכל שלב של צמיחה.
אין מספר אחד. הסימן הוא שהמנכ״ל או הכספים מנהלים את האנשים לצד התפקיד שלהם, ודברים מתחילים ליפול. גם החוק נותן נקודות ציון: מעסיק של יותר מ-25 עובדים חייב בתקנון למניעת הטרדה מינית, ובמגזר הפרטי מעל 100 עובדים חלים יעד ייצוג לאנשים עם מוגבלות ומינוי אחראי.ת על העסקתם.
כן, וזה אחד מארבעת המסלולים. ההתקשרות מוגדרת מראש לתקופת החופשה, עם חפיפה של כמה שבועות לפני היציאה, ניהול שוטף מלא בתקופה, ותיק חזרה כתוב לקראת החזרה. לפי הביטוח הלאומי, חופשת לידה היא 26 שבועות לעובדת שעבדה 12 חודשים לפחות אצל המעסיק, ו-15 שבועות אחרת.
לפי חוק עבודת נשים אסור לפטר עובדת בזמן חופשת הלידה, וב-60 הימים שאחריה נדרש היתר של הממונה על עבודת נשים במשרד העבודה, שניתן במקרים מצומצמים. דמי הלידה משולמים על ידי הביטוח הלאומי ולא על ידי המעסיק. התשובה היא מידע כללי לפי אתרי משרד העבודה והביטוח הלאומי, ואינה ייעוץ משפטי.
החוק מבחין בין אספקת כוח אדם לעבודה שוטפת אצל מעסיק אחר לבין מתן שירות מוגדר, וההבחנה נבחנת לפי מהות ההתקשרות ולא לפי שמה. לכן מבנה ההתקשרות נקבע מול כל לקוח ולקוחה בנפרד, בהסכם כתוב שמגדיר את השירות, את הכפיפות ואת האחריות.
כלולה. העבודה של צוות ה-HR מתבצעת בתוך המערכת: תיקי העובדים, החתימות, הנוכחות, המשימות והאישורים. כך ההנהלה רואה מה נעשה בלי לבקש דוח, והידע נשאר בחברה גם כשהשירות מסתיים.
הם שלכם. תיקי העובדים, המסמכים החתומים והתיעוד המלא שלהם ניתנים לייצוא בכל רגע, ואפשר גם להמשיך להשתמש במערכת לבד, עם מנהל.ת HR פנימי.ת שתגייסו.
מחלקת השכר או לשכת השכר שלכם ממשיכה לחשב. השירות מכין את מה שנכנס לחישוב: נוכחות מאושרת, חופשות, שינויי תנאים וטופס 101, ומעביר אותם בקובץ בפורמט שהלשכה קולטת.
התחלה
משאירים פרטים ואנחנו חוזרים תוך יום עסקים אחד עם הדגמה על נתונים אמיתיים שלכם — לא מצגת. אם אחרי ההדגמה זה לא מתאים, נגיד את זה.
על הפרטים שאתם מוסרים. בעל השליטה במידע: קריירה ותוכן בע"מ (מפעילת HR AI), ח.פ 515523934, [email protected]. אין חובה חוקית למסור אותם; בלי שם ואימייל לא נוכל לחזור אליכם — זו התוצאה היחידה. המידע ישמש לחזרה אליכם בעניין הפנייה, יישמר עד 24 חודשים, ויימסר רק לספק הדוא"ל שלנו ולאנשי המכירות שלנו. אתם רשאים לעיין בו, לתקנו ולמחקו בכל רגע באותה כתובת — מדיניות הפרטיות.
עוגיות חיוניות מפעילות את האתר ואי אפשר לכבות אותן. כל השאר — בבחירה שלכם, ואפשר לשנות אותה מתי שתרצו. מדיניות העוגיות.
