קורס HRAI של מירב סלע: 20 שעות, ארבעה מודולים, למידה ב-Zoom ותרגול פרונטלי על המערכת הזו. מחזורי נובמבר.
קליטה וחתימה דיגיטלית
קליטה שנסגרת עד הסוף
קליטה נתקעת כמעט תמיד באותו מקום: מסמך אחד שלא חזר. כאן ההסכם נחתם משני הצדדים לפני שהתיק נפתח, והלוח יודע מה חסר, אצל מי, וכמה זמן.
איפה זה נתקע
קליטה לא נופלת על הגדולים, אלא על הקטנים
ההסכם בגרסה הלא נכונהקובץ במייל, תיקון בטלפון, וגרסה שלישית שנחתמה.
הקלדה כפולהאותו שם ואותה ת"ז בהסכם, בטופס 101, בתיק ובמערכת השכר.
מסמך אחד שלא חזרוכולם בטוחים שמישהו אחר כבר רודף אחריו.
עובד.ת בלי מחשבשצריך.ה להדפיס, לחתום, לסרוק ולשלוח.
המסלול
מההסכם החתום ועד הנהלת החשבונות
במועמד.ת מהגיוס, הקליטה נפתחת רק אחרי שתי החתימות על ההסכם. בקליטה ידנית ההסכם הוא שלב בתוך הלוח.
בפועל
מה רואים בכל שלב
01 · ההסכם
הסכם אחד, שתי חתימות, ורק אז תיק
ההסכם יוצא מכרטיס המועמד.ת, מטמפלט או מ-PDF, ועובר אישורים לפי מדיניות החברה.
- המועמד.ת קורא.ת בנייד ומאמת.ת זהות בקוד ב-SMS לפני החתימה
- בקשת שינוי מגיעה אליכם עם מייל, אם המשרה מאפשרת אותה
- מורשה החתימה רואה שהנוסח זהה למה שאושר, וחותם.ת
- מי שבחר.ה לא לחתום אינו.ה נקלט.ת
02 · הלוח
יודעים אצל מי זה תקוע
כל עובד.ת בקליטה הוא כרטיס בלוח: פרטים אישיים, תנאי העסקה, הסכם, טופס 101 ובנק, מסמכים וציוד, מוכן.ה לעבודה, הנהלת חשבונות.
- מונים בראש הלוח: אצל העובד.ת, אצל גורם מאשר, אצל מורשה החתימה, בלי תזוזה חמישה ימים
- קליטה שלא זזה 24 שעות מקבלת תזכורת אוטומטית
- מסמך שלא נחתם מקבל תזכורת חוזרת כל 48 שעות ועולה כפריט תקוע
בפועל: אם האימות לא בוצע כלל, ההודעה אומרת את זה במפורש, כי סביר שהקישור לא נפתח.
03 · העובד.ת
הכול מהנייד, בלי התקנה ובלי סיסמה
- קישור אישי בווטסאפ, במייל או ב-SMS לפי התהליך שקבעתם
- פרטי בנק, קופת חולים, איש קשר לחירום וצילום תעודה, באותו טופס
- טופס 101 בחמש שפות, ממולא מראש מהפרטים שנמסרו בגיוס
- עובד.ת בקליטה כבר יכול.ה להחתים נוכחות, גם במסוף
טופס 101
המסמכים שלי
04 · התיק
מה שנשאר בסוף הוא תיק, לא תיקייה
- כל שליחה, פתיחה, אימות זהות וחתימה נשמרים ברצף תיעודי אחד
- הגיבוב נגזר מתוכן המסמך שנקרא בפועל, לא ממטא-דאטה
- PDF שהועלה נכנס לתהליך כשלב חובה, והחתימה חלה על הקובץ המקורי
- מסמך רשות שלא נחתם נרשם כסירוב עם סיבה
חשוב: הנוסחים הם תשתית דיגיטלית מדויקת, ולפני שימוש מחייב מומלץ שעורך.ת הדין שלכם יאשר אותם.
הטפסים
ערכת טפסים רשמיים שנבנים מהתיק
הודעה לעובד על תנאי עבודה, חוזה עבודה, הסכם סודיות, בחירת קופת גמל, הסכמה לעיבוד מידע אישי, ניכויים מהשכר, תקנון מניעת הטרדה, זימון לשימוע, טופס 161א, גמר חשבון ועוד. שדות כמו שם, ת"ז, שכר ותאריך תחילה מתמזגים מהתיק, כך שאין גרסה ישנה שמסתובבת במייל.
הכשרה
רוצים ללמוד להפעיל את זה בעצמכם?
מירב סלע
מרצה הקורס, מייסדת-שותפה של HRAI
מרצה הקורס, מייסדת-שותפה של HRAI
שאלות נפוצות
מה שואלים אותנו לפני שמתחילים
מתי נפתח תיק העובד.ת?
במועמד.ת שהגיע.ה מהגיוס, רק אחרי שהמועמד.ת וגם מורשה החתימה של החברה חתמו על ההסכם. מי שבחר.ה לא לחתום אינו.ה נקלט.ת. בקליטה שנפתחת ידנית, ההסכם הוא שלב בתוך לוח הקליטה.
מה בדיוק נשמר עם החתימה הדיגיטלית?
זהות שאומתה בקוד חד-פעמי, חותמת זמן, כתובת IP, פרטי הדפדפן, וגיבוב SHA-256 של תוכן המסמך שנחתם — ועל כל אלה חותם ארגוני אסימטרי. אלה הפרטים שקושרים את החתימה לחותם.ת ולתוכן. ונדייק במה שאיננו: זו אינה חתימה אלקטרונית מאושרת כהגדרתה בחוק חתימה אלקטרונית, התשס"א-2001 — מעמד כזה ניתן בידי גורם מאשר רשום ולא בידי תוכנה.
מה אם לעובד.ת אין מחשב?
התהליך כולו עובד מהטלפון, כולל החתימה על המסך. אפשר גם להתחיל אותו מהודעת ווטסאפ.
אפשר להשתמש בהסכמים שכבר יש לנו?
כן. מעלים את ה-PDF כטמפלט מאושר, והשדות מתמלאים מהפרטים שנמסרו בגיוס. הסכם שנוסח במיוחד לעובד.ת אחד.ת נשלח כ-PDF אישי עם סיבה כתובה, ועובר את אותו מסלול.
עובדים באמת ישלימו את זה לבד?
זה בנוי לזה: קישור אישי בווטסאפ, בלי התקנה, בלי סיסמה, מהטלפון. ומה שלא הושלם לא נעלם — הסוכן מזכיר אחרי 24 שעות, חוזר ומזכיר כל 48, ואומר לכם בדיוק מי תקוע ובאיזה שלב.
התחלה
קבעו דמו של 30 דקות על התהליך שלכם
משאירים פרטים ואנחנו חוזרים תוך יום עסקים אחד עם הדגמה על נתונים אמיתיים שלכם — לא מצגת. אם אחרי ההדגמה זה לא מתאים, נגיד את זה.
על הפרטים שאתם מוסרים. בעל השליטה במידע: קריירה ותוכן בע"מ (מפעילת HR AI), ח.פ 515523934, [email protected]. אין חובה חוקית למסור אותם; בלי שם ואימייל לא נוכל לחזור אליכם — זו התוצאה היחידה. המידע ישמש לחזרה אליכם בעניין הפנייה, יישמר עד 24 חודשים, ויימסר רק לספק הדוא"ל שלנו ולאנשי המכירות שלנו. אתם רשאים לעיין בו, לתקנו ולמחקו בכל רגע באותה כתובת — מדיניות הפרטיות.