קליטה וחתימה דיגיטלית
קליטה נתקעת כמעט תמיד באותו מקום: מסמך אחד שלא חזר. המערכת יודעת איזה, אצל מי, וכמה זמן — ומזכירה לבד.
המסלול
שם, אימייל וטלפון. הקישור האישי יוצא בווטסאפ, במייל או ב-SMS לפי התהליך שקבעתם. בלי התקנה ובלי סיסמה.
העובד.ת מזין.ה את הנייד שמסר.ה, ורק אז יוצא קוד בן שש ספרות. הקישור והקוד הם שני ערוצים נפרדים בכוונה.
טופס לפי מה שהחברה קבעה: שם האב, קופת חולים, בנק מפוצל לסניף וחשבון, איש קשר לחירום, וצילום תעודת זהות או רישיון. הכול נכנס לתיק דרך אותו כלל של טופס ההקמה.
תנאי ההעסקה ממוזגים לטמפלט מאושר. גורם מאשר רואה סיכום ומאשר מהפורטל, העובד.ת חותם.ת על המסך, ואז סקירת HR או ישר מורשה החתימה, לפי התהליך.
הציוד מוצע לפי ערכות (בסיס לכולם, תוספות לפי תפקיד). "הקליטה הסתיימה" הוא צעד ידני של HR, ואחריו אישור קבלת הציוד וטופס 101 ממולא מראש להצהרה בפורטל.
כשהכול נסגר, פרטי הקליטה יוצאים במייל כ-CSV ו-PDF, עם טופס 101 שהוגש, לכתובת שהתהליך קובע.
השבוע
קליטה של מפתחת חדשה. שם, אימייל וטלפון. ההזמנה יוצאת בווטסאפ ובמייל, והפרטים ממלאים את עצמם מהעובדת אחרי זיהוי בקוד לנייד שבתיק.
לפני: טופס של 22 שדות שמישהי מקלידה מחדש
הסכם העסקה לאישור. תנאי ההעסקה ממוזגים לטמפלט המאושר. הגורם המאשר מקבל סיכום של התנאים ומאשר מהפורטל. העובדת חותמת על המסך, ומורשה החתימה אחריה.
לפני: וורד, PDF, מייל, הדפסה, סריקה
ציוד לפי ערכה. ערכת הבסיס לכולם ותוספת לפי התפקיד. מה שניתן נרשם, ואישור הקבלה החתום נשמר בתיק.
לפני: לזכור מה נתנו לה, בעוד שנתיים
סיום הקליטה. לחיצה אחת של HR: העובדת פעילה, טופס 101 ממולא מראש מחכה לה בפורטל להשלמה ולהצהרה, והודעה אחת מסכמת לה מה נשאר.
לפני: שלושה מיילים ותזכורת בעל-פה
להנהלת חשבונות. כשה-101 הוגש וההסכם חתום משני הצדדים, פרטי הקליטה יוצאים במייל כ-CSV ו-PDF עם הטופס החתום, לכתובת שהתהליך קובע.
לפני: להעתיק שדה-שדה לאקסל של הנהלת החשבונות
מה שמייחד
PDF שהועלה נכנס לתהליך הקליטה כשלב חובה. הקליטה לא נסגרת בלעדיו, והחתימה חלה על הקובץ המקורי.
הגיבוב נגזר מבייטי הקובץ שנקרא, ולא ממטא-דאטה. החתימה מצביעה על מה שנקרא באמת.
מסמך רשות שהעובד.ת בוחר.ת לא לחתום עליו נרשם כסירוב עם סיבה — לא נעלם.
הטפסים
טפסים רשמיים מוכנים, שנבנים אוטומטית מפרטי העובד.ת ונחתמים דיגיטלית: הודעה לעובד על תנאי עבודה, טופס 101, חוזה עבודה, הסכם סודיות, בחירת קופת גמל, הסכמה לעיבוד מידע אישי, ניכויים מהשכר, תקנון מניעת הטרדה, זימון לשימוע, טופס 161א, גמר חשבון — ועוד. שדות כמו שם, תעודת זהות, שכר ותאריך תחילה מתמזגים מהתיק, כך שאין הקלדה כפולה ואין גרסה ישנה של הטופס שמסתובבת במייל.
הנוסחים הם תשתית דיגיטלית מדויקת — ולפני שימוש מחייב מומלץ שעורך.ת הדין שלכם יאשרר אותם. אנחנו אומרים את זה כי זו האמת.
⚠️ ולטופס 101 יש דין נפרד: המסלול בנוי לפי כללי רשות המסים — מילוי, הצהרה בנוסח שהכללים קובעים, והזדהות מחדש בנעילה — אבל חתימת המעסיק חייבת להיות חתימה אלקטרונית מאושרת, כלומר תעודה מגורם מאשר רשום, ולצדה אישור מערכת. שניהם גורמים חיצוניים שטרם חוברו, והמערכת אומרת זאת על הטופס עצמו במקום להסתיר.
בזמן שזה רץ
קליטה שלא זזה 24 שעות מקבלת תזכורת אוטומטית, ומסמך בודד שלא נחתם מקבל תזכורת חוזרת כל 48 שעות ועולה בפיד כפריט תקוע. אם האימות לא בוצע כלל, ההודעה אומרת את זה במפורש — כי סביר שהקישור לא נפתח, ולא שהעובד.ת מתעלם.ת.
הכשרה
קורס HRAI של מירב סלע: 20 שעות, ארבעה מודולים, למידה ב-Zoom ותרגול פרונטלי על המערכת הזו. מחזורי נובמבר.
שאלות שחוזרות
זהות שאומתה בקוד חד-פעמי, חותמת זמן, כתובת IP, פרטי הדפדפן, וגיבוב SHA-256 של תוכן המסמך שנחתם — ועל כל אלה חותם ארגוני אסימטרי. אלה הפרטים שקושרים את החתימה לחותם.ת ולתוכן. ונדייק במה שאיננו: זו אינה חתימה אלקטרונית מאושרת כהגדרתה בחוק חתימה אלקטרונית, התשס"א-2001 — מעמד כזה ניתן בידי גורם מאשר רשום ולא בידי תוכנה, ומי שמוכר לכם אותו כתכונה של מערכת HR לא מדייק.
התהליך כולו עובד מהטלפון, כולל החתימה על המסך. אפשר גם להתחיל אותו מהודעת ווטסאפ.
כן. מעלים את ה-PDF, והוא נכנס לתהליך כשלב חתימה מלא. אין צורך להקליד מחדש את הנוסח.
זה בנוי לזה: קישור אישי בווטסאפ, בלי התקנה, בלי סיסמה, מהטלפון. ומה שלא הושלם לא נעלם — הסוכן מזכיר אחרי 24 שעות, חוזר ומזכיר כל 48, ואומר לכם בדיוק מי תקוע ובאיזה שלב.
התחלה
משאירים פרטים ואנחנו חוזרים תוך יום עסקים אחד עם הדגמה על נתונים אמיתיים שלכם — לא מצגת. אם אחרי ההדגמה זה לא מתאים, נגיד את זה.
על הפרטים שאתם מוסרים. בעל השליטה במידע: קריירה ותוכן בע"מ (מפעילת HR AI), ח.פ 515523934, [email protected]. אין חובה חוקית למסור אותם; בלי שם ואימייל לא נוכל לחזור אליכם — זו התוצאה היחידה. המידע ישמש לחזרה אליכם בעניין הפנייה, יישמר עד 24 חודשים, ויימסר רק לספק הדוא"ל שלנו ולאנשי המכירות שלנו. אתם רשאים לעיין בו, לתקנו ולמחקו בכל רגע באותה כתובת — מדיניות הפרטיות.
עוגיות חיוניות מפעילות את האתר ואי אפשר לכבות אותן. כל השאר — בבחירה שלכם, ואפשר לשנות אותה מתי שתרצו. מדיניות העוגיות.
