קורס HRAI למנהלות משאבי אנושקורס HRAI למשאבי אנוש · מחזורי נובמבר · 20 שעות על מערכת אמיתית, עם מירב סלע
HR AI
EnglishEN קבעו דמו

נוכחות ושכר · סגירת חודש

איך מעבירים נוכחות למחלקת השכר בלי טעויות

כדי להעביר נוכחות למחלקת השכר בלי טעויות, סוגרים את החודש לפני הייצוא: מאשרים כל השלמה ידנית, משייכים קוד לכל היעדרות ולכל שעה ביום המנוחה, מוודאים שלכל עובד.ת יש מספר עובד, נועלים את החודש, ורק אז שולחים קובץ אחד שמחלקת השכר קולטת.

קבעו דמו של 30 דקות לרשימת הבדיקה

מאת · . הכללים המשפטיים בעמוד מובאים עם מקורם, והעמוד אינו ייעוץ משפטי.

מסך הנוכחות ב-HRAI: רישומים ידניים שטרם אושרו אינם נספרים בשעות לשכר
מסך הנוכחות בסביבת הדמו: רישום ידני שעוד לא אושר מסומן, ולא נספר בשעות שיוצאות לשכר.

הבעיה

איפה נוצרות הטעויות בהעברת הנוכחות

טעויות רבות בתלוש נולדות עוד לפני שהשעות מגיעות למחלקת השכר: בשבוע האחרון של החודש, כשנוכחות שעוד לא נסגרה יוצאת כאילו היא סופית.

תיקונים שמגיעים מאוחרעובד.ת משלימים יציאה שנשכחה אחרי שהקובץ כבר יצא, או שמנהל.ת מאשרים השלמות בבת אחת ביום הראשון של החודש הבא. השעות נכונות, אבל מגיעות לתלוש של החודש הלא נכון, או לא מגיעות בכלל.
היעדרות בלי קודיום ריק בכרטיס יכול להיות חופשה, מחלה, מילואים או היעדרות שלא אושרה. לכל אחת טיפול אחר בשכר ובצבירת הימים, ומחלקת השכר אינה יכולה לנחש איזו מהן קרתה.
שעות ביום המנוחהחוק שעות עבודה ומנוחה קובע גמול על עבודה במנוחה השבועית (סעיף 17), ושעות נוספות ביום כזה מזכות, לפי הפסיקה, בגמול מצטבר גבוה יותר. קובץ שמעביר אותן כשעות רגילות, או כשעות נוספות של יום חול, מייצר תלוש שגוי גם כשכל ההחתמות נכונות.
משמרות שחוצות ימיםמשמרת לילה שייכת לשני תאריכים, ומשמרת שחלקה ביום חול וחלקה ביום המנוחה מתחלקת בין שני תעריפים. חישוב שמשייך את כולה ליום שבו התחילה מאבד את ההבדל.
מספר עובד שאינו תואםעובד.ת שנקלטו באמצע החודש ועוד לא נפתחו במערכת השכר, או מספר עובד שונה בין שתי המערכות. השורה נדחית, או גרוע מזה, נקלטת אצל עובד.ת אחרים.

המסלול

מההחתמה ועד מחלקת השכר, בסדר הנכון

כל תחנה נשענת על הקודמת. לכן הנעילה באה אחרי שכל השאר נבדק, והקובץ יוצא רק מחודש נעול.

החתמות לכל כניסה יש יציאה השלמות ידניות מאושרות אושרו בידי מי שלא הזין אותן קוד לכל היעדרות חופשה, מחלה, מילואיםאו היעדרות לא מאושרת שעות יום המנוחה בנפרד שעות רגילות ושעות נוספות,כל סוג בסמל משלו חודש נעול מכאן, שינוי הוא החלטהמתועדת עם שם ותאריך קובץ במבנה של מערכת השכר למשל מיכפל או שקלולית, אוהמבנה שנקבע מול חשב.ת השכר קובץSFTPAPI הדרך שבה הקובץ יוצא מחלקת השכר קולטת את הקובץ, ומחזירהרשימה של מה שנדחה

רשימת בדיקה

רשימת בדיקה לפני שליחת הנוכחות

ההבדל בין חודש שנסגר בשקט לחודש שנסגר בלחץ הוא בעיקר מתי עושים כל דבר:

תחילת החודשסוף החודשהחודש הבא תחילת החודשסוף החודשהחודש הבא כשהכול נדחה לסוף החודש כרטיסים פתוחים עד הסוף אישורים בבת אחת תיקון אחרי שהקובץ יצא שעות בתלוש של החודש הלא נכון סגירה מסודרת כרטיסים פתוחים נסגרים באותו שבוע אישור · קודים · נעילה קובץ אחד יוצא

שבעה צעדים, בסדר הזה. כל צעד נשען על הקודם, ולכן נעילת החודש באה אחרונה.

  1. סגרו כרטיסים פתוחיםלכל כניסה צריכה להיות יציאה. פנו לעובדים עם יום פתוח לפני שהחודש נגמר, כשהם עוד זוכרים.
  2. אשרו כל השלמה ידניתעל ידי מי שלא הזין אותה. שעה שלא אושרה לא נכנסת לקובץ.
  3. שייכו קוד לכל היעדרותחופשה, מחלה, מילואים או היעדרות לא מאושרת, לפי הסמלים שמחלקת השכר הגדירה.
  4. הפרידו את שעות יום המנוחהשעות רגילות ביום המנוחה ושעות נוספות בו, כל סוג בסמל משלו ולא בתוך השעות הנוספות הרגילות.
  5. בדקו מספר עובד לכל אחדבמיוחד אצל מי שנקלטו או סיימו לעבוד החודש.
  6. השוו לחודש הקודםהתחילו מעובדים שהשעות שלהם עלו או ירדו בחדות בלי הסבר.
  7. נעלו את החודשאחרי הנעילה, שינוי הוא החלטה מתועדת עם שם ותאריך, ולא עריכה שקטה של תא.

הרשימה עוסקת בשעות שיוצאות למחלקת השכר. מה התלוש עצמו חייב להציג, ומתי מוסרים אותו, מפורט במאמר על התלוש ותיקון 24.

האחריות

מי אחראי.ת על מה בסגירת החודש

רשימת בדיקה עובדת רק כשלכל צעד יש בעלים. בארגון קטן אותו אדם יכול להחזיק כמה צעדים, אבל כדאי שיהיה ברור מי סוגר מה, ועד איזה יום.

מנהלים ישירים

סוגרים את הכרטיסים הפתוחים של הצוות ומאשרים השלמות ידניות של אחרים. הם מכירים את היום שבו עובד.ת שכחו להחתים, ולכן ההחלטה בידיהם.

משאבי אנוש

משייכים קוד לכל היעדרות, בודקים עובדים שנקלטו או סיימו, ונועלים את החודש כשכל השאר מוכן.

מחלקת השכר

מגדירה את סמלי הרכיבים ואת מספרי העובדים, קולטת את הקובץ ומחזירה רשימה של מה שנדחה. כשסמל משתנה אצלה, היא מודיעה לפני החודש הבא ולא אחריו.

חלק מהבעיות מתחילות עוד קודם. שעות ביום המנוחה ושעות לילה נקבעות כבר בסידור, ולכן סידור שנבנה לפי הכללים חוסך תיקונים בסוף החודש: סידור משמרות לפי חוק שעות עבודה ומנוחה. ואם אתם עוד בוחרים איך לרשום את השעות מלכתחילה: האם חייבים שעון נוכחות.

הפורמט

קובץ, SFTP או API: איך השעות יוצאות

קובץ

איך: מפיקים קובץ במבנה שמערכת השכר קולטת, ושולחים אותו למחלקת השכר.

לשים לב: מי שלח, איזו גרסה נשלחה, ושאיש לא ערך את הקובץ בדרך.

SFTP

איך: הקובץ מועבר בערוץ מוצפן לתיקייה שמחלקת השכר קוראת ממנה.

לשים לב: הרשאות לתיקייה, ומי מקבל הודעה כשקובץ הגיע.

API

איך: המערכות מתחברות ישירות, בלי קובץ באמצע.

לשים לב: לא כל מערכת שכר פותחת ממשק כזה. בדקו מה נתמך אצלכם.

המבנה עצמו משתנה ממערכת למערכת. למיכפל ולשקלולית יש מבנה רשומה שכל יצרנית פרסמה במסמך רשמי. ברוב מערכות השכר האחרות, המבנה והסמלים נקבעים מול חשב.ת השכר של כל חברה. לכן השאלה הראשונה למחלקת השכר אינה באיזו תוכנה היא עובדת, אלא איזה קובץ קליטה היא מקבלת היום ואילו סמלי רכיבים מוגדרים אצלה.

ברוב המקרים הקובץ מעביר כמויות, כלומר שעות וימים לפי סמל, ומערכת השכר מחשבת מהן את התשלום. המחברים הקיימים, ומה ידוע על המבנה של כל אחד: ממשקים למערכות שכר.

אחרי השליחה

מה בודקים אחרי שהקובץ נשלח

אישור קליטהבקשו ממחלקת השכר לאשר שהקובץ נקלט, ושמספר העובדים שנקלטו זהה למספר העובדים בקובץ. הפרש של שורה אחת הוא עובד.ת שלא יקבלו את השעות שלהם.
שורות שנדחוסמל שמערכת השכר אינה מכירה או מספר עובד שאינו קיים אצלה נדחים בקליטה. בקשו את רשימת הדחיות, ותקנו את המקור ולא רק את הקובץ.
דגימת תלושיםלפני שהתלושים יוצאים, עברו על כמה מהם: עובדי משמרות לילה, מי שעבדו ביום המנוחה ומי שהייתה להם השלמה ידנית החודש. שם טעות בקובץ מתגלה ראשונה.
תיקון מאוחרמה שמתגלה אחרי שהחודש ננעל עובר כהפרש בחודש הבא, עם תיעוד של מה השתנה ומי אישר. כך החודש שנשלח נשאר כפי שנשלח.

מועד מסירת התלוש ופרטיו נקבעים בחוק הגנת השכר. לשאלות על חישוב רכיב מסוים, הסכם קיבוצי או צו הרחבה שחל עליכם, התייעצו עם רואה.ת החשבון או עם עורך.ת דין לדיני עבודה.

ב-HRAI

איך HRAI מעבירה את החודש למחלקת השכר

רק שעות שאושרו יוצאות, ורק מחודש נעול

כשהחודש נבדק, נועלים אותו בחתימה, והנתונים יוצאים במבנה של מערכת השכר שלכם: כקובץ, ב-SFTP או ב-API.

  • רק שעות שאושרו נספרות בדוח החודשי, והשלמה ידנית מגיעה לאישור של מי שלא הזין אותה.
  • רכיב שיש לו כמות ואין לו סמל מוגדר אינו נבלע: הוא מופיע כאזהרה במסך לפני השליחה.
  • עובד.ת בלי מספר עובד ובלי תעודת זהות אינם נכנסים לקובץ, ושמם מופיע ברשימת האזהרות.
  • כשהמבנה של מערכת השכר עדיין לא אומת, הקובץ מעוכב עד שחשב.ת השכר מאשרים את המיפוי.

הנוכחות, החופשות והאישורים שמזינים את הקובץ: נוכחות, חופשות והוצאות.

מסלול ההעברה למחלקת השכר ב-HRAI: בחירת מערכת השכר ומיפוי הסמלים, אימות המיפוי ומסירה אוטומטית
מסלול ההקמה בסביבת הדמו: מערכת השכר והסמלים, אימות המיפוי, ומסירה ליעד שאושר.

מתחילים

סגירת חודש שמגיעה למחלקת השכר מוכנה

בדמו נסגור חודש לדוגמה: נאשר השלמה ידנית, נשייך קוד להיעדרות, ננעל את החודש ונראה את הקובץ שיוצא למערכת השכר שלכם.

קבעו דמו של 30 דקות

מקורות

המקורות למאמר

  1. חוק שעות עבודה ומנוחה, התשי"א-1951 — נבוסעיף 7: המנוחה השבועית ויום המנוחה למי שאינם יהודים. סעיף 17: גמול עבודה במנוחה השבועית. סעיף 25: פנקס שעות עבודה.
  2. חוק הגנת השכר, התשי"ח-1958 — נבוסעיף 24 והתוספת: מועד מסירת תלוש השכר והפרטים שחייבים להופיע בו, כולל גמול שעות נוספות ומנוחה שבועית.
  3. גמול עבור העסקה במנוחה השבועית — כל זכות (הסבר משני)הסבר לגמול המצטבר על שעות נוספות במנוחה השבועית, כפי שנקבע בפסיקה.

הנוסחים בנבו הם נוסחים משולבים; הנוסח המחייב הוא זה שפורסם ברשומות. המקורות נבדקו ב-11 באוקטובר 2026.

שאלות נפוצות

מה שואלים אותנו לפני שמתחילים

מתי כדאי לנעול את חודש הנוכחות?

אחרי שכל הכרטיסים הפתוחים נסגרו, כל ההשלמות הידניות אושרו ולכל היעדרות יש קוד. המועד צריך להשאיר למחלקת השכר מספיק ימים להפיק תלושים בזמן שהחוק קובע. מקובל לקבוע יום קבוע בתחילת החודש העוקב ולהודיע עליו למנהלים מראש.

מה עושים עם תיקון שמגיע אחרי שהקובץ נשלח?

לא עורכים את הקובץ שכבר נשלח. מתעדים את התיקון, מאשרים אותו כמו כל השלמה ידנית, ומעבירים אותו כהפרש בחודש הבא, או בתיאום עם מחלקת השכר אם התלוש עוד לא הופק. כך נשאר תיעוד של מה נשלח ומתי.

מה זה סמל רכיב בקובץ הנוכחות?

מספר שמערכת השכר משתמשת בו כדי לדעת איך לשלם על שורה: שעות רגילות, שעות נוספות, חופשה, מחלה או שעות ביום מנוחה. הסמלים מוגדרים אצל מחלקת השכר, לרוב בנפרד לכל חברה, ולכן קובץ בלי מיפוי סמלים מעודכן יוצא עם שורות שאין להן משמעות.

איך מדווחים שעות שעבדו בשבת או בחג?

בשורות נפרדות משעות רגילות: סמל אחד לשעות הרגילות ביום המנוחה וסמל אחר לשעות הנוספות בו. יום המנוחה השבועי אינו תמיד שבת: לפי סעיף 7 לחוק שעות עבודה ומנוחה, לעובד.ת שאינם יהודים הוא יכול להיות שבת, ראשון או שישי, לפי המקובל עליהם. לכן הקובץ צריך לזהות אותו לפי העובד.ת ולא לפי לוח השנה. את שיעורי הגמול שחלים אצלכם, כולל הסכם קיבוצי או צו הרחבה, כדאי לאמת עם רואה.ת החשבון.

אפשר להעביר את הנוכחות למערכת השכר בלי לשלוח קובץ?

לפעמים. חלק ממערכות השכר קולטות קבצים מתיקייה מוצפנת ב-SFTP, וחלק פותחות ממשק API. כשאין ממשק כזה שולחים קובץ. בכל מקרה, מה שקובע את התוצאה הוא שהחודש נסגר ונבדק לפני השליחה, ולא הדרך שבה הוא יוצא.

התחלה

קבעו דמו של 30 דקות על התהליך שלכם

משאירים פרטים ואנחנו חוזרים תוך יום עסקים אחד עם הדגמה על נתונים אמיתיים שלכם — לא מצגת. אם אחרי ההדגמה זה לא מתאים, נגיד את זה.

על הפרטים שאתם מוסרים. בעל השליטה במידע: קריירה ותוכן בע"מ (מפעילת HR AI), ח.פ 515523934, [email protected]. אין חובה חוקית למסור אותם; בלי שם ואימייל לא נוכל לחזור אליכם — זו התוצאה היחידה. המידע ישמש לחזרה אליכם בעניין הפנייה, יישמר עד 24 חודשים, ויימסר רק לספק הדוא"ל שלנו ולאנשי המכירות שלנו. אתם רשאים לעיין בו, לתקנו ולמחקו בכל רגע באותה כתובת — מדיניות הפרטיות.