צ׳קליסט קליטת עובד חדש, שלב אחרי שלב

שלב 1

לפני היום הראשון

10 פריטים · בעיקר משאבי אנוש, העובד.ת ומערכות המידע

1. תנאי העבודה בכתבהסכם העסקה, או הודעה בכתב על תנאי העבודה. חוק הודעה לעובד ולמועמד לעבודה מחייב למסור את ההודעה לא יאוחר מ-30 ימים מתחילת העבודה, ועדיף לפני היום הראשון. ההבדל בין המסמכים מוסבר במאמר הצעת עבודה או הסכם העסקה.
2. פרטים אישיים ואיש קשר לחירוםכתובת, טלפון, צילום תעודה מזהה, ומי מקבל.ת טלפון אם משהו קורה.
3. פרטי חשבון בנקכדי שמחלקת השכר תוכל להעביר את המשכורת הראשונה בזמן.
4. טופס 101ממולא ומוגש למעסיק בתחילת העבודה, לפני חישוב המשכורת הראשונה, ומתעדכן בתחילת כל שנת מס. איך עושים את זה מהנייד: טופס 101 דיגיטלי.
5. קרן פנסיה וקופותבחירת קרן פנסיה או קופת גמל, או פרטי הקרן הקיימת שהעובד.ת רוצה להמשיך בה.
6. ציוד לפי התפקידמחשב, טלפון, כרטיס כניסה, כלי עבודה או ביגוד. מזמינים מראש, כי ציוד שמגיע באיחור פירושו ימים בלי עבודה.
7. חשבונות והרשאותמייל, מערכות פנימיות וערוצי הצוות. רק ההרשאות שהתפקיד צריך, ולא העתק של מי שעזב.
8. מקום עבודהעמדה, חניה, מפתח או קוד כניסה. ולמי שעובד.ת מהבית: מה נשלח ומתי.
9. מלווה לשבועות הראשוניםעמית.ה מהצוות שאפשר לשאול שאלות קטנות בלי להרגיש שמפריעים.
10. הודעת ברוכים הבאיםשעה, כתובת, למי לפנות בכניסה ומה להביא. הודעה אחת קצרה חוסכת עשר שאלות.

שלב 2

ביום הראשון

8 פריטים · בעיקר המנהל.ת הישיר.ה

1. קבלת פנים של המנהל.ת הישיר.הפגישה אישית בבוקר, ולא העברה ישירה למשאבי אנוש.
2. היכרות עם הצוות וסיורמי יושב איפה, מי עושה מה, ואיפה המטבח.
3. התחברות בפועל למערכותבודקים שהסיסמאות עובדות עוד באותו בוקר. הרשאה שנפתחה על הנייר עדיין אינה הרשאה שעובדת.
4. רישום נוכחותאיך מחתימים כניסה ויציאה, ומה עושים כששוכחים. דרכי ההחתמה מהטלפון: שעון נוכחות בנייד.
5. מסמכים שנשארו פתוחיםמה עוד חסר, ומי צריך להשלים: העובד.ת, משאבי אנוש או המנהל.ת.
6. הדרכת בטיחותלפי הסיכונים בתפקיד. התקנות מחייבות לחזור על ההדרכה לפי הצורך ולפחות אחת לשנה, ולרשום בפנקס הדרכה מי הודרך, מתי ועל מה.
7. נהלים ומדיניותמדיניות שימוש במערכות ובמידע, וגם התקנון למניעת הטרדה מינית: כל מעסיק מביא אותו לידיעת העובדים, ומעסיק של יותר מ-25 עובדים מפרסם תקנון מותאם.
8. משימה ראשונה קטנהמשהו אמיתי שאפשר לסיים עד סוף היום.

שלב 3

בשבוע הראשון

6 פריטים · המנהל.ת הישיר.ה, ומשאבי אנוש סוגרים את המסמכים

1. תוכנית הדרכה מקצועיתמה לומדים, ממי ובאיזה סדר. בכתב, כדי שהיא לא תהיה תלויה בזיכרון של מישהו.
2. פגישות עם ממשקי עבודההצוותים והאנשים שהתפקיד עובד מולם, כל אחד בפגישה קצרה משלו.
3. יעדים לחודש הראשוןשניים או שלושה, בכתב, עם דרך לדעת אם הושגו.
4. שיחת סיכום לשבוע הראשוןהמנהל.ת שואל.ת מה ברור, מה לא ברור ומה חסר. עשר דקות מספיקות.
5. בדיקת מסמכיםכל מה שנפתח לפני היום הראשון סגור, והפרטים הגיעו למחלקת השכר.
6. פורטל העובדיםאיפה רואים תלוש, מבקשים חופשה ושואלים שאלה, בלי לחפש את מי לשאול.

שלב 4

בחודש הראשון

6 פריטים · המנהל.ת ומשאבי אנוש, יחד

1. שיחת משוב מסודרתבסוף החודש, עם המנהל.ת הישיר.ה, מול היעדים שנקבעו בשבוע הראשון.
2. משוב על תהליך הקליטהשאלה אחת לעובדים: מה היה חסר לכם בשבועות הראשונים. התשובה משפרת את הקליטה הבאה.
3. בדיקת המשכורת הראשונהשהשעות, הפרטים האישיים והניכויים נכונים. טעות בתלוש הראשון נזכרת הרבה זמן.
4. אישור קבלת ציודמה נמסר, למי, ובאיזה מצב.
5. המשך הדרכהמה נשאר ללמוד, ומי מלווה מכאן.
6. סגירת הקליטהמישהו אחד מסמן שהקליטה הסתיימה, אחרי שכל הפריטים למעלה סגורים.

חלוקת אחריות

מי מחזיק כל פריט

טעויות נפוצות

חמש טעויות שתוקעות קליטה

איך זה נראה ב-HRAI

הצ׳קליסט, כשהמערכת מחזיקה אותו

מסע הקליטה

רואים מה חסר, ואצל מי

ב-HRAI הקליטה נפתחת מעצמה אחרי ששני הצדדים חתמו על הסכם ההעסקה. מסע הקליטה מראה בכל רגע מה כבר הושלם, מה חסר ואצל מי הוא מחכה.

• כל קליטה בעמודה של השלב שלה, בלוח אחד
• כל שלב מסומן: הושלם, ממתין או חוסם
• אין צורך לשאול במייל מה המצב

בנייד

העובדים משלימים מהטלפון

העובדים מקבלים אשף בנייד: פרטים אישיים, מסמכים ופרטי בנק. טופס 101 מגיע ממולא מראש מפרטי הגיוס, ובחמש שפות. ופורטל העובדים פתוח מהיום הראשון.

טיפ: גם עובדי שטח ומשמרות משלימים כך את החלק המנהלי, בלי להגיע למשרד.

הפירוט המלא: קליטת עובדים דיגיטלית.

מתחילים

קליטה שלא תלויה בזיכרון של מישהו

מקורות

המקורות למאמר

שאלות נפוצות

מה שואלים אותנו לפני שמתחילים