לא חייבים שעון נוכחות פיזי. חוק שעות עבודה ומנוחה מחייב לרשום באופן שוטף את שעות
העבודה בפועל של כל עובד.ת, ולא קובע באיזה מכשיר. דף ידני, מסוף או טלפון יכולים להתאים, כל עוד
הרישום שוטף, ורישום ידני נחתם מדי יום בידי העובד.ת ומאושר בידי אחראי.ת.
מאת מירב סלע ושי טרוצמן ·
.
הכללים המשפטיים בעמוד מובאים עם מקורם, והעמוד אינו ייעוץ משפטי.
במחשב: ימים שאין בהם דיווח, מסומנים עוד לפני סוף החודש. בנייד: כניסה ויציאה בלחיצה. צילומי מסך מסביבת הדמו.
החוק
מה החוק מבקש מכם לרשום
השאלה הנכונה אינה איזה שעון לקנות. השאלה היא איזה רישום יהיה בידיכם בסוף החודש, ומה הוא יוכל להראות שנה או שלוש אחר כך.
חוק שעות עבודה ומנוחה מחייב מעסיקים לנהל פנקס שעות עבודה (סעיף 25). תיקון 24 לחוק הגנת השכר חיבר את הפנקס הזה לתלוש: התלוש מפרט את ימי העבודה ואת שעות העבודה בפועל, ולצד גמול השעות הנוספות מופיע מספר השעות שבעבורן שולם. מה שנרשם בנוכחות הוא מה שמודפס בסוף בתלוש, ומעסיק בלי רישום תקין יתקשה להסביר את התלוש אם יישאל עליו.
החוק מכיר ברישום באמצעים מכניים, דיגיטליים או אלקטרוניים, וגם ברישום ידני, שנחתם אז מדי יום בידי העובד.ת ומאושר בחתימת אחראי.ת שהמעסיק מינה. הוא אינו קובע יצרן, דגם או מיקום של מסוף.
הסעיף מתאר את העיקרון הכללי. לשאלה על עובד.ת, תפקיד או מקום עבודה מסוים, בדקו עם עורך.ת דין לדיני עבודה או עם רואה.ת החשבון שלכם.
דרכי הרישום
אילו דרכי רישום קיימות היום
כל אחת מהדרכים הבאות יכולה להפיק רישום תקין, וכל אחת נכשלת במקום אחר. קודם כול, איפה אתם על העץ:
דף נוכחות ידני
מתאים ל: עסק קטן במקום אחד, עם מעט עובדים.
לבדוק: חתימה יומית של העובד.ת ואישור של אחראי.ת. דף שממולא בסוף החודש אינו רישום שוטף.
גיליון אקסל משותף
מתאים ל: מעבר זמני בלבד.
לבדוק: כל תא ניתן לשינוי בדיעבד בלי עקבות, ולכן קשה להראות מתי נרשם מה.
מסוף קבוע בכניסה
מתאים ל: אתר אחד עם כניסה מרכזית.
לבדוק: מה קורה עם עובדים שמתחילים את היום מחוץ לאתר, ומי מתקן החתמה שנשכחה.
פורטל או אפליקציה בטלפון
מתאים ל: עובדים בשטח, בכמה סניפים או מהבית.
לבדוק: אילו נתונים נאספים ברגע ההחתמה, ואם המיקום מאומת לפי אתר.
הודעה בווטסאפ
מתאים ל: עובדים שלא יתקינו אפליקציה.
לבדוק: שההודעה נרשמת עם שעה ועם המקור שלה, ולא מועתקת ידנית.
תג NFC או קוד QR באתר
מתאים ל: אתרים בלי מסוף, אתרי לקוח וסניפים קטנים.
לבדוק: שהקוד מתחלף, ושהתג משויך לאתר מסוים.
ארגונים רבים משלבים כמה דרכים, למשל מסוף בסניף הראשי וטלפון לצוותי השטח. זה תקין, בתנאי שכל הרישומים מגיעים לאותו כרטיס נוכחות ושלכל רישום ידוע מאיפה הגיע. איך נראית החתמה מהטלפון, בווטסאפ, ב-NFC או ב-QR: שעון נוכחות בנייד.
הבחירה
איך בוחרים דרך רישום שמתאימה לכם
לפני שמשווים מחירים, ענו על שש השאלות האלה. התשובות יצמצמו את האפשרויות מהר יותר מהשוואת תכונות.
איפה העובדים נמצאים כשהיום מתחילאתר אחד, כמה סניפים, אצל לקוחות או בבית. מסוף קבוע מתאים רק לראשון.
מי מתקן החתמה שנשכחה, ומי מאשרשני אנשים שונים. אם אותו אדם מזין ומאשר, האישור אינו בדיקה.
האם רואים מה נרשם בזמן ומה הושלםהשלמה ידנית צריכה להיראות אחרת מהחתמה רגילה, בכרטיס ובדוח.
איך השעות מגיעות למחלקת השכרהקלדה מחדש של שעות מדף או מגיליון היא עוד מקום לטעות.
מה נאסף על העובדים, ולמהמיקום, צילום או ביומטריה. אספו רק מה שנדרש, והסבירו לעובדים מה נאסף.
כמה זמן נשמר הרישוםוהאם אפשר לשלוף חודש מלפני כמה שנים בלי לחפש בארגזים או בקבצים ישנים.
השאלה הרביעית, איך השעות מגיעות למחלקת השכר, היא המקום שבו ארגונים רבים מגלים פער: רישום טוב שמוקלד מחדש בדרך לשכר מאבד חלק מהערך שלו. איך סוגרים חודש ומעבירים אותו לשכר בלי לאבד שעות בדרך: העברת נוכחות למחלקת השכר. ואם אצלכם עובדים במשמרות, הרישום נבדק גם מול הסידור שפורסם: סידור משמרות לפי חוק שעות עבודה ומנוחה.
טעויות נפוצות
טעויות שהופכות רישום תקין לחסר
בעיות ברישום נוכחות נובעות בדרך כלל מהרגלים קטנים שחוזרים
כל חודש, ולא מבחירה במכשיר הלא נכון.
תיקון ידני בלי אישורמנהל.ת שמשנים שעת כניסה בלי שאיש אחר רואה את השינוי יוצרים רישום שאי אפשר לבדוק. כל תיקון צריך לשאת את שם מי שהזין אותו ואת אישורו של מישהו אחר.
יציאה חסרהכרטיס עם כניסה בלי יציאה נשאר פתוח, ובסוף החודש מישהו מנחש מתי היום נגמר. ככל שעובר זמן, הניחוש פחות מדויק. סגרו כרטיסים פתוחים באותו שבוע.
רישום שנבנה בדיעבדדף שממולא כולו בסוף החודש, גם אם הוא מדויק, אינו רישום שוטף. מי שקורא אותו אינו יכול לדעת מה נרשם בזמן ומה שוחזר מהזיכרון.
החתמה בשם מישהו אחרקוד משותף לכל המשמרת או כרטיס שעובר מיד ליד יוצרים שעות שאי אפשר לשייך לאדם מסוים.
עיגול בכיוון אחדמדיניות שמעגלת כניסה מאוחרת כלפי מעלה ויציאה מאוחרת כלפי מטה מקצצת דקות מהעובדים בכל יום. אם אתם מעגלים, עגלו לשני הכיוונים, ובדקו את המדיניות עם רואה.ת החשבון.
ב-HRAI
איך HRAI רושמת נוכחות
כל החתמה נשמרת עם השעה ועם הדרך שבה נעשתה
העובדים מחתימים בדרך שנוחה להם, וההשלמות הידניות עוברות בדיקה של מישהו אחר לפני שהן נספרות.
החתמה בפורטל, באפליקציה ל-iOS ולאנדרואיד, בהודעת ווטסאפ, בתג NFC, בסריקת QR או בקוד אישי במסוף.
השלמה ידנית מסומנת ככזו ועוברת לאישור של מי שאינו העובד.ת ואינו מי שהזין אותה.
עד שההשלמה אושרה, השעות שבה אינן נספרות בדוח החודשי לשכר.
חוק שעות עבודה ומנוחה, התשי"א-1951 — נבוסעיף 25: פנקס שעות עבודה, רישום שוטף של שעות העבודה בפועל, ורישום שאינו מכני, דיגיטלי או אלקטרוני, שנחתם מדי יום ומאושר בידי אחראי. סעיף 30: מי שהחוק אינו חל עליהם.
הנוסחים בנבו הם נוסחים משולבים; הנוסח המחייב הוא זה שפורסם ברשומות. המקורות נבדקו ב-11 באוקטובר 2026.
שאלות נפוצות
מה שואלים אותנו לפני שמתחילים
האם החתמה מהטלפון נחשבת רישום תקין?
ככלל כן, אם היא עומדת באותם תנאים כמו כל רישום אחר: נעשית בזמן אמת, משויכת לעובד.ת מסוימים ואי אפשר לשנות אותה בלי להשאיר עקבות. אם ההחתמה אוספת מיקום, אספו רק את מה שנדרש לאימות והסבירו לעובדים מה נאסף ולמה.
האם מותר לנהל נוכחות באקסל?
אקסל עצמו אינו אסור, אבל קשה להראות בו שהשעות נרשמו ביום העבודה ולא אחר כך: כל תא אפשר לשנות בלי להשאיר עקבות. אם אתם עובדים באקסל, הקפידו על רישום יומי, על חתימה של העובד.ת ועל אישור של אחראי.ת.
מה עושים כשעובדים שוכחים להחתים?
משלימים את הרישום, מסמנים אותו כהשלמה ידנית, מתעדים את הסיבה ומעבירים לאישור של מי שלא הזין אותו. אם הטעות חוזרת אצל אותו עובד.ת, כדאי לבדוק אם דרך ההחתמה מתאימה לו.ה, למשל החתמה מהטלפון במקום מסוף בכניסה.
האם צריך לרשום נוכחות גם לעובדים בשכר גלובלי?
ברוב המקרים כן. תשלום גלובלי על שעות נוספות אינו מבטל בהכרח את הצורך לדעת כמה שעות עבדו בפועל. יש תפקידים שחוק שעות עבודה ומנוחה אינו חל עליהם, ולגביהם כדאי לבדוק עם עורך.ת דין לדיני עבודה מה נדרש.
האם מותר להחתים נוכחות בטביעת אצבע?
זו שאלה של הגנת הפרטיות ולא רק של נוכחות. לפי חוק הגנת הפרטיות, מזהה ביומטרי שמשמש לזיהוי ממוחשב הוא מידע בעל רגישות מיוחדת, ולפני שבוחרים בו כדאי לבדוק אם יש חלופה שאוספת פחות מידע ולהתייעץ. רישום נוכחות שוטף אפשרי גם בלי ביומטריה: בטלפון, בתג או בקוד אישי.
התחלה
קבעו דמו של 30 דקות על התהליך שלכם
משאירים פרטים ואנחנו חוזרים תוך יום עסקים אחד עם הדגמה על נתונים אמיתיים שלכם — לא מצגת. אם אחרי ההדגמה זה לא מתאים, נגיד את זה.
על הפרטים שאתם מוסרים. בעל השליטה במידע: קריירה ותוכן בע"מ (מפעילת HR AI), ח.פ 515523934, [email protected].
אין חובה חוקית למסור אותם; בלי שם ואימייל לא נוכל לחזור אליכם — זו התוצאה היחידה.
המידע ישמש לחזרה אליכם בעניין הפנייה, יישמר עד 24 חודשים, ויימסר רק לספק הדוא"ל שלנו ולאנשי המכירות שלנו.
אתם רשאים לעיין בו, לתקנו ולמחקו בכל רגע באותה כתובת —
מדיניות הפרטיות.
אנחנו שומרים רק מה שצריך
עוגיות חיוניות מפעילות את האתר ואי אפשר לכבות אותן. כל השאר —
בבחירה שלכם, ואפשר לשנות אותה מתי שתרצו.
מדיניות העוגיות.
